Scénarios de crise : "Ça n’aurait pas été pas possible avec Excel"

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Carsten Erpel est Directeur des Finances et de l'Administration chez 3B Scientific. La pandémie de coronavirus a eu un impact direct sur la société à un stade très précoce. Il explique ici comment LucaNet l'a aidé à faire face à la crise.

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M. Erpel, où êtes-vous en ce moment même ? 

Carsten Erpel : Je travaille à la maison. Environ 75 % de notre personnel de vente et d'administration travaille à domicile depuis le mois de mars.

C'est un peu un exercice obligatoire pour beaucoup ces jours-ci. Comment les choses se présentent-elles ?

Carsten Erpel : C'est un changement, mais cela fonctionne étonnamment bien une fois que les défis techniques ont tous été résolus.

Pouvez-vous nous expliquer brièvement ce que fait votre entreprise ?

Carsten Erpel : Nous commercialisons dans le monde entier des aides pédagogiques scientifiques, anatomiques et autres, ainsi que des simulateurs médicaux. Nous fabriquons la majorité de ces produits nous-mêmes. Notre produit le plus connu est notre squelette grandeur nature, Stan.

Comment LucaNet aide vous aide pendant la crise du coronavirus ?

Qu'est-ce que le coronavirus a changé pour votre entreprise et comment affecte-t-il le travail au sein de votre département financier ?

Carsten Erpel : Notre groupe a des sociétés dans 16 pays. Nous vendons nos produits dans presque tous les pays du monde. C'est pourquoi le coronavirus a eu une influence directe sur notre entreprise à un stade très précoce. Par exemple, notre usine et notre service commercial en Chine ont été fermés en janvier. Ils ont ensuite pu ouvrir à nouveau complètement à partir de la mi-mars. 

Nous avons dû évaluer de manière relativement spontanée la rapidité avec laquelle les commandes entrantes allaient avoir un impact sur l'ensemble des activités, mais aussi la rapidité avec laquelle la situation pourrait revenir à la normale. LucaNet nous a été d'une grande aide car nous avons pu simuler sans trop d'efforts différentes situations et les mettre à jour sous forme de prévisions.

Comment le logiciel LucaNet vous a-t-il aidé pendant la crise du coronavirus ?

Carsten Erpel : Dans la situation actuelle, nous pouvons planifier différents scénarios avec LucaNet en appuyant sur un bouton. Ces scénarios nous montrent immédiatement les effets sur notre trésorerie. Avec Excel, un plan de liquidité ne pourrait jamais être réalisé avec une telle rapidité, fiabilité et transparence. 

Nous avons mis en place un tableau de bord automatisé des flux de trésorerie dans LucaNet, qui est basé à la fois sur les informations du bilan et du calendrier. Pour notre plan de liquidité, il suffit d'ajuster quelques paramètres, et nous obtenons rapidement des chiffres fiables. 

Planification de scénarios : Inconvénients d'Excel

Pouvez-vous imaginer de réaliser votre planification de scénario actuelle avec Excel ?

Carsten Erpel : Je suppose que cela pourrait être possible. Mais là encore, pas de manière aussi rapide, compréhensible et intégrée. Ce qui est possible avec LucaNet en quelques minutes prendrait des heures avec Excel. Nous consolidons 20 entreprises, donc quelques ajustements suffiraient pour pousser Excel au-delà de ses limites. 

Toutes vos entreprises ont-elles été touchées économiquement d'un seul coup ? 

Carsten Erpel : Heureusement, cela n'a pas été le cas pour nous. Au contraire, nous avons pu tirer les leçons des développements en Asie et appliquer l'expérience acquise là-bas à la planification de nos entreprises en Europe et en Amérique. 

Mais, bien sûr, cela a un effet sur l'ensemble de notre plan annuel et aura certainement un impact. Personne ne peut dire avec beaucoup de certitude quelle sera notre force à la fin de l'année. Toutefois, pour nous diriger au moins vers cette direction générale, nous avons d'abord établi un scénario du pire et un scénario du meilleur dans LucaNet. 

Mais en fin de compte, nous en sommes arrivés à un scénario qui est mis à jour avec les chiffres réels sur une base mensuelle et qui reflète toujours notre meilleure estimation pour les mois à venir. 

Avez-vous déjà vécu des circonstances comparables dans votre vie professionnelle et si oui, comment y avez-vous réagi à l'époque ?

Carsten Erpel : J'ai vécu quelque chose de similaire pendant la crise financière. À l'époque, j'ai utilisé le logiciel LucaNet pour une entreprise dont le modèle commercial était simple. Grâce à divers scénarios créés dans LucaNet et à une planification très claire des liquidités, j'ai pu montrer aux banques qui finançaient l'entreprise comment la maintenir à flot malgré une chute massive des ventes.

Plus précisément, nous avons pu démontrer de manière convaincante les effets du chômage partiel à l'époque. L'entreprise est toujours sur le marché et continue à utiliser LucaNet avec succès.

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