Le top 3 des différences entre solution FPM, ERP et logiciel comptable

Le marché des solutions logicielles pour les services financiers est très complexe. Il existe les systèmes ERP, les logiciels de comptabilité classiques et les solutions expertes pour la consolidation, la planification, le reporting et l’analyse (classées sous le terme global de « gestion de la performance financière » ou FPM).

Mais qu'est-ce qui différencie un système ERP, un logiciel comptable et une solution FPM ? Dans cet article, vous apprendrez quels sont leurs objectifs et leurs fonctionnalités respectifs. Dans cette optique, nous clarifierons quelles sont les solutions sur lesquelles les entreprises modernes devraient s’appuyer pour obtenir une vue d’ensemble de leurs données financières et contrôler de manière ciblée leur processus de gestion de la performance financière.

Qu’est-ce qu’un système ERP ?

Le terme ERP (pour « Enterprise Resource Planning ») englobe l’ensemble des applications et solutions logicielles avec lesquelles sont enregistrés et contrôlés tous les processus et ressources de l’entreprise. ERP désigne donc un logiciel de planification des ressources dont le but est de permettre une utilisation optimale de toutes les ressources disponibles au sein de l’entreprise et une croissance durable de l’activité.

Un système ERP enregistre et connecte tous les processus d’entreprise et affecte donc de nombreux domaines, tels que :

  • Achats et approvisionnement
  • Gestion des stocks et produits
  • Production
  • Comptabilité, finances et contrôle de gestion
  • Personnel et ressources humaines
  • Gestion de projet
  • Customer Relationship Management
  • Marketing et ventes

Objectifs des systèmes ERP

Un système ERP doit couvrir tous les domaines en un seul système. Idéalement, les processus spécifiques au secteur de l’entreprise sont aussi reproduits. Utilisé correctement, un système ERP offre à la direction un aperçu complet des aspects importants de l’entreprise. Les données sont surveillées au niveau des services et de l’entreprise entière. Les systèmes ERP facilitent la communication et la coopération entre les services et ils permettent d’accomplir les tâches de manière efficace et fluide.

L’ERP se situe sur la couche dite « transactionnelle » du système d’information. C’est ici que les données du quotidien sont générées et traitées.

Prenons un exemple pour illustrer ce type de logiciel. Pour une entreprise de construction automobile, un système ERP permet notamment de suivre les matériaux dès la phase d’approvisionnement, en passant par la production et jusqu’au produit fini, vendu et payé. Il s’agit de montrer comment les ressources données par les différents services de l’entreprise sont utilisées le plus efficacement possible et quelles sont les meilleures voies à suivre dans la chaîne d’approvisionnement.

Que signifie la comptabilité générale ?

La comptabilité générale ou financière est un domaine de la comptabilité au sein des entreprises. Elle enregistre tous les processus de l’entreprise en tant que données financières et apporte ainsi la transparence dans la gestion des charges et des produits.

Les comptes créditeurs et les comptes débiteurs comme formes de comptabilité financière

En général, et surtout dans les grandes entreprises, la comptabilité financière est divisée en comptes créditeurs et comptes débiteurs.

  • Les comptes créditeurs : ils contiennent les engagements de paiement de l’entreprise et donc les factures entrantes.
  • Les comptes débiteurs : il s’agit des sommes attendues, c’est-à-dire les créances et les factures sortantes de l’entreprise.

La comptabilité financière et ses tâches

Le rôle principal de la comptabilité financière est de présenter le résultat global d’une entreprise. En d’autres termes, il s’agit de fournir une liste des éléments financiers essentiels et de suivre leur évolution. La direction de l’entreprise n’est pas la seule à avoir besoin d’informations sur le montant des bénéfices ou des pertes réalisés. D’autres parties prenantes importantes en font usage, telles que les actionnaires ou les créanciers. Un compte de résultat (CR) et un bilan transparents doivent donner confiance et montrer à quel point l’entreprise est en bonne santé.

Que peut faire un logiciel comptable ?

Un système comptable est utilisé exclusivement par le service financier et se concentre sur la gestion des fonctions et des transactions financières d’une entreprise, via la réalisation :

L’accent est mis sur la saisie de tous les flux financiers. Le résultat de la comptabilité financière étant représenté alors par les comptes annuels. Cela signifie qu’à la fin d’une période comptable déterminée, les comptes sont clôturés avec la réalisation du bilan et du compte de résultat.

Les logiciels comptables les plus courants sont capables de vous donner un aperçu de toutes les actions financières au sein de l’entreprise. Ceci afin de refléter fidèlement l’état économique et opérationnel de l’entreprise. Ces solutions liées à la comptabilité, à la finance et au contrôle de gestion sont également souvent proposées comme modules dans les systèmes ERP complexes, tels que SAP.

Les systèmes comptables sont également des solutions transactionnelles, c'est-à-dire à partir desquelles les données financières de l’entreprise sont générées.

Pourquoi un système ERP ou un logiciel comptable n’est pas suffisant pour une gestion globale de l’entreprise

Quelles sont les différences décisives entre un système ERP classique disposant d’un module comptable et une solution globale de gestion de la performance financière (FPM) ?

Différence n°1 entre ERP et FPM : l’objectif

Les systèmes ERP et les solutions FPM appartiennent à des mondes différents. Contrairement à l’ERP qui traite des données transactionnelles, le FPM se situe dans la sphère décisionnelle du système d’information. Alors que l’ERP traite et cartographie les processus opérationnels de toutes les divisions de l’entreprise, une solution FPM sert à mieux contrôler les processus de gestion.

De nombreuses entreprises utilisent les systèmes ERP pour avoir un contrôle total sur les ressources, les processus et les projets. Cela inclut :

  • des mouvements fournisseurs,
  • des mouvements débiteurs,
  • des salaires,
  • des paiements,
  • et du grand livre.
  • Calculer les coûts
  • Présenter et organiser les contrats et les commandes
  • Piloter l’inventaire
  • Planifier les projets
  • Préparer les devis
  • Piloter l’équipement en machines et installations
  • Analyser la performance et la productivité
  • Réaliser la paie et la planification des effectifs

Beaucoup de sociétés commencent par mettre en place un système comptable ou un système ERP pour gérer les transactions quotidiennes. Très souvent, des feuilles de calcul Excel sont alors élaborées et configurées pour mettre en œuvre des processus financiers tels que la budgétisation, les prévisions et les rapports financiers. Cependant, à mesure que l’entreprise grandit et se développe, ces feuilles de calcul atteignent rapidement leurs limites et un logiciel financier holistique devient nécessaire.

Les solutions FPM visent à contrôler l’orientation stratégique globale de l’entreprise. C’est là que toutes les données financières importantes convergent (extraites des systèmes source tels que l’ERP et la comptabilité financière) et constituent la base des décisions à venir concernant le développement de l’entreprise.

Différence n°2 entre ERP et FPM : l’étendue des fonctionnalités

De cet objectif découle une gamme de fonctionnalités distinctes.

Les solutions ERP se concentrent plutôt sur les fonctions classiques comme la gestion des stocks ou la comptabilité financière. L’établissement de budgets et de prévisions, les consolidations financières complexes, les analyses et les fonctions de reporting sont parfois disponibles dans les ERP, mais leur application est trop complexe et donc inefficace pour l’utilisateur. Les données financières ne sont en outre pas suffisamment intégrées et ne fournissent qu’une vue limitée. En général, la planification des données financières dans les systèmes ERP est possible, mais l’accent est généralement mis sur la planification opérationnelle, ce qui n’est pas suffisant pour une gestion durable de l’entreprise.

Les logiciels comptables, quant à eux, mettent l’accent sur la création du compte de résultat et du bilan. Et ce, qu’ils soient utilisés de manière autonome ou en tant que module d’un système ERP.

Ce qui distingue vraiment une solution FPM d’un ERP ou d’un logiciel comptable, c’est la possibilité d’une planification financière intégrée, d’une consolidation simple et d’un reporting fiable. Les données réelles et prévisionnelles peuvent être visualisées et analysées de manière transparente. Elles constituent la base de décisions stratégiques valables au sein de l’entreprise. Pour les groupes, un logiciel FPM permet de préparer simplement et efficacement des comptes consolidés. Dans ce processus, les données financières sont souvent intégrées et consolidées à partir de plusieurs systèmes sources ERP et/ou de comptabilité, composant alors une Source Unique de Vérité, une base de données fiable pour le service financier.

Différence n°3 entre ERP et FPM : la complexité

Les systèmes ERP sont souvent très complexes à mettre en œuvre et à utiliser. Il faut généralement beaucoup plus de temps pour les implémenter, les connecter aux systèmes informatiques tiers de l’entreprise et pour former les collaborateurs. Si l’on étudie les grands fournisseurs d’ERP tels que SAP, on constate qu’ils proposent une large gamme de fonctionnalités et que les besoins spécifiques de l’entreprise peuvent être cartographiés individuellement. Cependant, cette personnalisation des systèmes ERP entraîne des coûts élevés en termes de personnel et de temps passé, et rend également la maintenance plus difficile.

Voici un aperçu des inconvénients de l’ERP, notamment en ce qui concerne les domaines de la consolidation, de la planification, du reporting et de l’analyse :

  • Charge en personnel et en temps trop élevée pour la mise en place
  • Coûts trop élevés pour la licence négociée, l’assistance, la maintenance et la mise à niveau
  • Trop de travail pour personnaliser le système
  • Coûts importants pour la formation des utilisateurs
  • Forte dépendance à l’égard d’un fabricant ou du service informatique pour le paramétrage et la maintenance de l’ERP
Infographie synthétisant les 3 grandes différences entre FPM et ERP

Les caractéristiques d’un outil de gestion de la performance financière (FPM)

Une solution FPM offre des avantages décisifs aux entreprises, quels que soient leur secteur d’activité et leur taille.

À qui s’adresse un outil FPM ?

La gestion de la performance financière s’adresse à toute entreprise qui souhaite regrouper, dans une seule et même solution et de manière transparente, ses différents processus financiers et obtenir une vision complète de son activité, tournée vers l’avenir.

Que peut faire un outil expert pour le secteur financier ?

Un outil FPM soutient les processus de gestion de l’entreprise : il permet de réaliser à la fois la planification, la consolidation, l’analyse et le reporting des données financières. Il offre au DAF et à son équipe la possibilité de suivre, d’analyser et de piloter les performances de l’entreprise, notamment en ce qui concerne l’évaluation et l’affectation des ressources. En tant qu’outil, il aide la direction à optimiser les performances existantes et à tirer le meilleur parti des investissements réalisés. Des objectifs peuvent être fixés, des scenarios peuvent être élaborés et mis en œuvre, et les changements nécessaires peuvent être apportés tout en contrôlant les résultats en continu.

Ce que vous offre une solution FPM :

  • Une vue globale de vos données financières
  • La réalisation flexible de comparaisons objectif/réel
  • L’élaboration transparente des comptes consolidés
  • La préparation simple et rapide de vos rapports financiers
  • Et plus de temps pour vous concentrer sur l’analyse de vos données

Vous pouvez tirer de vos données les bonnes mesures et stratégies à adopter, et diriger votre entreprise en toute sécurité vers l’avenir.

Quels sont les avantages d’une solution FPM ?

L’avantage déterminant d’une solution de gestion de la performance financière (FPM) est qu’il s’agit d’une solution standard qui n’impliquera pas un long délai de mise en place (qui entraîne généralement des coûts élevés ou cachés).

En plus de sa rapidité d’implémentation, la plateforme FPM apporte d’autres avantages pour l’entreprise et les utilisateurs professionnels, dans une véritable situation gagnant-gagnant. Les équipes financières peuvent être directement opérationnelles sur l’outil dans leur activité quotidienne, puisque l’interface utilisateur intuitive ne nécessite pas de connaissances informatiques. Pour résumer, il s’agit d’une solution en libre-service, qui évite les allers-retours fastidieux avec le service informatique.

Les solutions FPM offrent aussi une série d’extensions fonctionnelles ou d’applications pour répondre aux besoins plus spécifiques des entreprises. L'outil FPM de LucaNet, par exemple, propose les éléments suivants dans son vaste portefeuille :

  • Outil de comptabilité des contrats de location pour les entreprises soumises à la norme IFRS 16
  • SmartNotes pour le disclosure management et le reporting ESEF
  • Nombreuses applications standard et applications individuelles, par exemple pour l’évaluation de l’entreprise, la répartition des centres de coûts, la BI et le dashboarding, etc.

La connexion des données s’effectue également de manière standardisée et automatisée, d’un seul clic. Pour cela, LucaNet propose de nombreuses interfaces avec tous les systèmes ERP et logiciels comptables courants, tels que SAP, DATEV, Dynamics 365 Business Central, Sage et bien d’autres encore. En clair, la solution s’adapte à tous les systèmes source habituels et s’intègre parfaitement dans l’éco-système informatique des entreprises.

Logiciel ERP, comptabilité ou FPM : quel est le meilleur choix pour vous ?

Les systèmes ERP, de comptabilité et de FPM ne doivent pas être considérés de manière complètement séparée. Ils représentent au contraire dans de nombreux cas un complément judicieux, les uns par rapport aux autres. L’outil sur lequel vous devez vous appuyer et la combinaison la plus efficace à adopter dépendent des besoins concrets de votre entreprise. Si l’on ne considère que les activités de consolidation, de planification, de reporting et d’analyse, les systèmes ERP sont trop complexes et trop orientés vers l’opérationnel. Les logiciels comptables, quant à eux, ne disposent que d’options de reporting et de fonctionnalités de consolidation très rudimentaires et peu flexibles.

Alors, si vous avez besoin d’un logiciel qui :

  • effectue la consolidation, la planification, le reporting et l’analyse au même endroit
  • assure une transparence maximale des données
  • garantisse la sécurité maximale de vos processus financiers
  • fournisse une vision complète de votre comptabilité interne et externe
  • automatise au maximum votre travail

La réponse est claire : vous devez miser sur une solution spécialisée pour la gestion de la performance financière (FPM). Avec ce type de technologie, vous pourrez obtenir facilement une base de données uniforme et une qualité maximale des données grâce à la validation automatique des données. Vous générez vos comptes individuels et consolidés rapidement et sans erreurs, créerez d’un simple clic des rapports standard, de gestion et ad hoc ainsi que des KPI. Vous mettrez en œuvre rapidement et facilement votre planification intégrée des bénéfices, du budget, du bilan et des liquidités, des scénarios et des prévisions.

Découvrez ici pourquoi LucaNet est le meilleur choix :

SOLUTION FPM DE LUCANET

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