3 étapes pour une implémentation réussie de Power BI

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Dans une publication précédente, nous avons vu que Microsoft Power BI peut être un excellent outil pour automatiser le partage de vos informations financières avec les investisseurs en temps réel, et les avantages que cela présente.

Dans cet article, nous allons voir quelles sont les étapes et les mesures de précaution nécessaires au lancement d'un projet Power BI.

La mise en œuvre d'un projet Power BI peut être complexe. Pourtant, en adoptant la bonne approche, c'est un objectif tout à fait réalisable pour votre équipe financière. C'est particulièrement vrai aujourd’hui : en réponse à la pandémie COVID-19, le gouvernement de Singapour a récemment renforcé ses initiatives précédentes visant à promouvoir la digitalisation et la productivité. Il n'y a pas de meilleur moment pour commencer que maintenant.

Voici ce dont vous avez besoin pour commencer à exploiter les capacités de Microsoft Power BI et débuter avec cette technologie :
 

1. Un but clair avec des objectifs priorisés pour mettre en œuvre Power BI

Power BI est un outil extrêmement puissant aux possibilités infinies. Les Directeurs Financiers ambitieux et les Responsables des Finances se lancent souvent dans des projets de veille économique pour tenter d'analyser toutes sortes de données et d'automatiser tous les rapports financiers possibles. Cependant, essayer d'en faire trop, trop vite, conduira à d'éventuels pièges.

Ainsi, la première question que tout Responsable Financier devrait se poser est la suivante :

Pourquoi me lancer dans un projet de BI ?

Il est extrêmement important de trouver le véritable objectif de la mise en œuvre de Microsoft Power BI dans votre organisation, et les buts éventuels que vous voudriez atteindre. Les outils de Business Intelligence sont peut-être le sujet brûlant du moment, mais il est important de comprendre l'importance de la BI, en particulier pour vous et votre organisation.

Sans objectif ni vision pour votre projet de BI, une approche qui se concentre uniquement sur la production de rapports est à la fois gourmande en ressources et peut ne pas être suffisamment évolutive pour s'adapter aux changements éventuels des exigences en matière de rapports. En outre, vous risquez de lasser l'équipe de projet. Il s'agit là de conséquences indésirables qui pourraient grever davantage vos ressources et allonger votre calendrier de mise en œuvre.

Gardez plutôt à l'esprit que "moins, c'est plus". Les objectifs doivent être recadrés afin de jeter les bases qui permettront de concrétiser votre vision. Dans ce cas, l'objectif doit être une vue d'ensemble dans laquelle des objectifs évolutifs peuvent être établis. Il est important de garder les choses simples. L'un de ces objectifs pourrait être de créer une culture axée sur les données - de donner la priorité à l'utilisation des données pour prendre des décisions. Cela permet d'intégrer les petites réussites pour acquérir des compétences tout en évitant la lassitude face au changement.

Qui sont les bénéficiaires du lancement d'un projet Power BI ? 

Il est également important de comprendre qui seront les bénéficiaires éventuels de votre projet Microsoft Power BI. Comment la mise en œuvre de Power BI répondra-t-elle à leurs besoins ? Essayez de porter l'objectif des membres du Conseil d'Administration et des parties prenantes internes et externes pour envisager la manière dont les informations financières devraient être consommées à l'avenir et pensez au-delà de la manière dont vos rapports sont consommés actuellement. De cette façon, vous pourrez avoir une vision plus claire de ce à quoi vos tableaux de bord et rapports Power BI devraient ressembler, ce qui vous permettra de construire et de prioriser efficacement les objectifs de votre projet.

Comme pour toute autre initiative numérique, vous aurez besoin d'un objectif spécifique et d'un délai pour que les parties prenantes puissent travailler. L'objectif doit également être mesurable, avec des indicateurs clés pour définir le succès et l'efficacité des efforts en cours. C'est l'étape la plus importante à laquelle vous voudrez consacrer du temps car le projet sera centré sur ces objectifs.

Une façon de commencer est d'interroger votre équipe financière pour avoir une vue d'ensemble. Votre équipe sera la mieux placée pour vous donner un retour d'information sur vos contraintes et exigences actuelles afin d'élaborer un plan viable, au rythme de la courbe d'apprentissage de votre organisation. 

2. Évaluation du niveau de maturité des données - Êtes-vous prêt pour la mise en œuvre de Power  BI ?

Une autre question à se poser est la suivante : Suis-je prêt à lancer un projet Microsoft Power BI ? Les Directeurs Financiers veulent souvent mettre en œuvre la Power BI, mais ils ne tiennent pas compte de ce qui constitue la base, ni des conditions préalables ou d'amorçage. Le cœur de la Power BI réside dans les données et, comme le dit le dicton, dans le fait qu'il s'agit d'un outil de gestion des données : "Garbage in, garbage out". Il est tout aussi important de s'assurer que des données de bonne qualité sont introduites que chaque autre étape du processus de mise en œuvre.

Voici quelques questions clés à méditer :

  • Mon entreprise et ses données sont-elles prêtes à mettre en œuvre la Power BI ? 
  • Notre organisation s'engage-t-elle dans un processus visant à garantir que les données sont exactes, normalisées, complètes et à jour ?
  • Avons-nous ce qu'il faut pour mettre en œuvre Power BI ?
  • Quelles sont les conditions d'amorçage nécessaires pour aider mon équipe à effectuer une transition en douceur ?

Commencez par engager un expert pour examiner vos processus financiers existants. Si elle est organisée en interne, assurez-vous que la personne ou l'équipe sélectionnée a l'autorité et le mandat suffisant pour mener l'évaluation des processus. D'après notre expérience, le succès d'un projet dépend souvent fortement de l'engagement de la Direction. Il en va de même si vous engagez un expert externe. 

Ensuite, assurez-vous que vous disposez d'une base de données centralisé et unique. Il est vrai que ces bases de données peuvent être remplis à partir de sources diverses, mais ils doivent suivre une structure centralisée. Un tel processus de centralisation de plusieurs sources de données dans un seul entrepôt est communément appelé ETL (Extraction, Transformation et Chargement).

Il est temps d'évaluer à quel niveau de la courbe vous vous trouvez, selon notre guide d'évaluation ci-dessus et étant donné que vous lisez cet article, vous seriez au stade de la prise de conscience. Le résultat est d'inculquer une culture axée sur les données afin de tirer pleinement parti de Power BI.

3. Ayez les bons experts pour guider votre projet Power BI

Après avoir pris en compte vos objectifs et le niveau de maturité des données de votre entreprise, l'étape suivante consiste à mettre en œuvre votre solution.

Pour mettre en œuvre Microsoft Power BI, vous pouvez envisager de faire appel à une expertise externe. Grâce aux initiatives en matière d'innovation et de productivité lancées dans le cadre de l'Enterprise Development Grant (EDG), ce type de soutien est facilement accessible. Le champ d'application de l'EDG comprend les outils d'automatisation, la reconception des processus ainsi que le développement de produits. L'expertise externe est dotée d'un ensemble de compétences pertinentes et peut apporter une nouvelle perspective car elle permet de voir le modèle de fonctionnement de votre organisation du point de vue d'un tiers.

Vous pouvez tirer parti de leur expérience dans des projets similaires et obtenir des informations plus objectives et non encombrées par des facteurs qui entravent le but et les objectifs du projet.

Les experts peuvent vous aider à reconcevoir vos processus, à centraliser vos sources de données, à mettre en place une plateforme pour évaluer les ensembles de données, à façonner et à modéliser vos données. Ils peuvent vous fournir une solution solide et bien conçue qui ne tient pas compte uniquement des données, mais aussi des processus de bout en bout en dehors de l'outil de BI.

Trouver des experts en BI dans votre entreprise

Faites également attention au développement d'une expertise interne pour exploiter l'objectif des outils de BI autonomes. L'objectif est de doter le personnel des compétences nécessaires pour automatiser les nouveaux rapports provenant de la même source de données. Nous avons la chance d'évoluer dans un monde hautement numérisé où il existe de multiples plates-formes pour acquérir des compétences de base en matière d'informatique décisionnelle.

Lorsque l'on fait appel à des experts externes, il est également important d'élaborer un plan de formation sur mesure pour augmenter le taux d'adoption. Cela vous permettra d'atteindre votre objectif plus rapidement et d'assurer un succès durable.

Résumé : Pourquoi votre entreprise devrait-elle mettre en œuvre Power BI ?

La mise en œuvre de Microsoft Power BI n'est pas une tâche insurmontable. En prenant des mesures concrètes pour fixer des objectifs, garantir la maturité des données et engager des ressources spécialisées, votre entreprise sera en mesure de récolter les bénéfices d'un projet Power BI mis en œuvre avec succès. Les visualisations disponibles vous aideront, vous et votre équipe, à obtenir de meilleures informations plus rapidement.

Selon un rapport de l'ACCA, 76 % des Responsables Financiers pensent que les données importantes auront un impact sur les entreprises au cours des cinq prochaines années. "Sa promesse et ses pièges font l'objet d'une attention croissante dans les entreprises du monde entier, à mesure que les dirigeants d'entreprises se rendent compte des risques et des opportunités qu'elle représente pour eux". (ACCA). Il n'y a pas de meilleur moment pour commencer que maintenant.

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