Disclosure management : préparer les rapports annuels de manière efficace

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À la fin de l'exercice, de nombreuses entreprises sont confrontées à la même situation : des fichiers Excel à perte de vue et des processus complexes toujours effectués à la main. Il s'ensuit d'interminables cycles de clarification. Ce que l'on appelle le "Last Mile of Finance" peut être la cause de maux de tête au sein des Directions Financières. Le résultat ? Des erreurs s'immiscent dans la préparation des rapports annuels, augmentant ainsi le risque de potentielles erreurs réglementaires. 

Un processus pratique de disclosure management ne doit pas être un simple vœu pieux. Découvrez ce que signifie le terme "disclosure management" et ce qu’est une véritable solution de disclosure management. Quels sont les défis qui se cachent derrière la préparation des rapports annuels ? Comment une solution logicielle peut-elle vous aider à préparer facilement vos rapports annuels ?

 

Qu'est-ce que le disclosure management ?

Le terme "disclosure management" est généralement utilisé pour décrire le respect des obligations en matière de rapports externes et internes, en particulier lors du processus de préparation du rapport annuel de fin d'année. Alors que le reporting interne sert à informer la Direction et les autres parties prenantes afin de développer des opportunités commerciales stratégiques et de maximiser la rentabilité, le reporting externe a pour but de répondre aux exigences réglementaires en matière de divulgation. Des normes de qualité élevées doivent donc être respectées, en particulier lors de la préparation des rapports annuels externes, car des risques réglementaires peuvent survenir si ces normes ne sont pas respectées.

Quels sont les défis que présente le rapport annuel ?

Pour réussir le processus de disclosure management, vous devez vous familiariser avec les défis que vous pouvez rencontrer lors de la préparation de vos rapports annuels. Nous avons résumé ci-dessous les problèmes les plus couramment rencontrés lors de la préparation des rapports annuels.

1. Trop de processus manuels

Malgré les progrès constants de la digitalisation, qui ont permis d'automatiser des processus manuels autrefois fastidieux, de nombreuses entreprises continuent à utiliser Excel pour la préparation de leurs rapports annuels. Les feuilles de calcul Excel, sujettes aux erreurs, qui sont éditées chaque jour par chaque membre de l'équipe financière, compliquent encore davantage le processus de disclosure management.

2. Un manque de transparence et de qualité des données

Dès que vous utilisez plusieurs systèmes pour produire le rapport annuel, les résultats deviennent d'autant plus opaques. L'extraction de données à partir de différents systèmes source peut également entraîner des erreurs non-perceptibles qui se glissent dans les résultats lors de la préparation du rapport annuel.

3. Des données hétérogènes

Systèmes sources ERP, systèmes CRM ou outils complètement différents : les données des entreprises peuvent se présenter sous des formes et des structures très diverses. Les données hétérogènes qui sont réparties sur différents systèmes nécessitent un logiciel de préparation du rapport annuel pour consolider les données et les traiter plus en amont.

4. Une coordination qui manque d'efficacité

Des cycles de clarification constants sont utilisés au quotidien dans de nombreuses équipes financières. Afin d'éviter les retards et les goulots d'étranglement dans la préparation des rapports annuels, vous devriez vous appuyer sur un logiciel professionnel avec une gestion intégrée des tâches.

Comment un logiciel professionnel peut-il m'aider dans mon propre processus de disclosure management ?

Afin d'éviter de graves conséquences pour votre entreprise à l'avenir, il convient de garantir un niveau de qualité élevé pour vos rapports, en particulier vos rapports annuels. Pour cela, l’une des options qui s’offre à vous, consiste à utiliser un logiciel professionnel de disclosure management. Une telle solution pour l'élaboration des rapports annuels doit pouvoir...

  • préparer et gérer de manière centralisée des données non structurées provenant de divers systèmes sources, tels que Excel, les systèmes sources de comptabilité financière et OLAP.
  • permettre des options de validation interne.
  • créer des documents de clôture dans divers formats, tels que Word, InDesign, ou des formats de rapport électronique, comme la version électronique du journal officiel allemand ou du ESEF.

Cet organigramme vous montre comment préparer efficacement les rapports annuels, vous permettant ainsi de prendre le dessus dans votre processus de disclosure management :

Fig. 1 : Organigramme du processus de préparation du rapport annuel

Un logiciel professionnel de disclosure management constitue une solution idéale pour créer des rapports directement à partir des données de votre outil de préparation des états financiers. 

Ces avantages allègent la charge de travail lors de la préparation des rapports annuels :

  • Support optimal du flux de travail
  • Un concept de permission sophistiqué
  • Contrôles de validation et de cohérence
  • Intégration complète de MS Office
  • Mise à jour et pré-complétion des rapports par simple pression d'un bouton
  • Processeur XBRL intégré
  • Rapports annuels prêts à être imprimés

Vous recherchez des informations complémentaires et une assistance pour vous aider à préparer vos rapports annuels ? Notre dernier e-book vous montre comment la préparation de vos rapports annuels peut être un jeu d'enfant !

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