Planification : 7 questions incontournables pour votre élaboration budgétaire
La préparation et la présentation du budget annuel de l’entreprise constituent une mission importante pour les directeurs financiers et les contrôleurs de gestion. Elles permettent notamment de communiquer aux différentes parties prenantes les objectifs de chiffre d’affaires et les ressources économiques nécessaires pour les atteindre.
L’élaboration budgétaire est un instrument de planification incontournable dans la prise de décision, car elle permet à la Direction de simuler l’impact que chaque scenario aura sur l’entreprise et de définir la marge de manœuvre disponible.
Le contrôle budgétaire compte parmi les outils de contrôle les plus importants pour le suivi de l’activité économique de l’entreprise et de la performance financière de l’organisation, car il permet notamment de :
- Comparer les données réelles avec les objectifs fixés
- Quantifier et interpréter les différences éventuelles
- Définir des objectifs à court et à long terme
- Établir des priorités en matière d’allocation des ressources
- Prendre des mesures correctives en cas d’écarts avec le budget
- Impliquer l’ensemble de l’organisation dans la réalisation des objectifs (qui doivent être atteignables et remporter l’adhésion de la majorité).
Avant de définir un budget, il est important de vous poser une série de questions.
Quel niveau de granularité respecter ?
Les états financiers doivent permettent de faire un suivi budgétaire pertinent. Ce suivi peut s’effectuer à un niveau agrégé ou détaillé, mais il est essentiel de connaître en amont le niveau de granularité attendu. Par exemple, si votre entreprise dispose d’une comptabilité analytique, les budgets peuvent être établis à ce niveau de détail, ou bien rester à un niveau plus agrégé si vous souhaitez comparer à la maille de la comptabilité générale.
Le budget est-il réaliste ?
Vous le savez, l’élaboration budgétaire peut par moment prendre la forme d’une liste au père Noël. Or le budget annuel doit résulter d’une analyse approfondie des forces et des faiblesses de l’entreprise, des risques et opportunités, tout en se basant sur les données historiques.
Les objectifs sont une chose, la capacité à les réaliser en est une autre. Il convient par conséquent de dimensionner le budget de façon réaliste. Par ailleurs, lorsque les objectifs fixés ne sont pas réalisables, cela peut entraîner du découragement au sein des équipes. De même, si les prévisions de demande ne sont pas réalistes, le reste du budget sera également faussé.
Le budget est-il dynamique ?
Les budgets doivent avoir un certain degré d’élasticité. Il ne s’agit pas de les ajuster constamment, puisque la raison d’être du budget est de faire ressortir les déviations et d’agir dessus, mais il doit pouvoir être adaptable dans certaines circonstances.
Par exemple, si le budget prend en compte les variations de chiffre d’affaires et applique des dépendances, l’ajustement des volumes de production et des coûts associés sera facilité pour la création des différents scenarios.
Une planification dynamique peut permettre d’établir des scénarios pessimistes et optimistes, offrant à l’entreprise plus de réactivité et de flexibilité.
Ce type de budget repose sur des éléments fixes et des éléments variables, afin de couvrir les coûts fixes ainsi que tous ceux qui varient au cours de l’année.
Les managers sont-ils en phase avec le budget ?
Lors de la définition des objectifs, tant à l’échelle de l’entreprise en général qu’au niveau des différents services, il est impératif qu’un consensus règne entre la majorité des responsables concernés. Il convient également de se mettre d’accord sur les ressources à allouer pour faciliter la réalisation des objectifs. En effet, dans le cas contraire, il sera plus difficile d’atteindre ces derniers, de collecter des données et de contrôler les budgets.
Pour minimiser les problématiques liées à un défaut d’adhésion, il est pertinent de s’équiper d’un outil dédié, permettant de faciliter l’élaboration budgétaire et le suivi des budgets.
Sur quelle période sont établis les budgets ?
Un budget doit au minimum couvrir une année, et peut être subdivisé en douze mois pour en faciliter le suivi. Il est cependant souhaitable d’avoir également une perspective à plus long terme, coïncidant avec le plan stratégique de l’entreprise.
Les budgets vont-ils faire l’objet d’un suivi ?
L’élaboration de budgets n’est pas obligatoire. Il est donc peu pertinent d’établir un budget si vous ne comptez pas en assurer le suivi, analyser les éventuels écarts entre les données réelles et les données prévisionnelles, et adopter les mesures correctives.
Il est cependant relativement courant que le suivi budgétaire soit fastidieux pour les entreprises qui établissent leurs budgets dans Excel. Cela s’avère en effet chronophage, source d’erreur, et difficilement adaptable pour créer différents scenarios notamment.
Afin de simplifier le suivi des budgets, il est donc conseillé d’adopter un logiciel permettant d’automatiser l’ensemble du processus.
Dispose-t-on d’un outil adapté pour comparer réel et budget ?
De nombreuses entreprises ont encore recours aux feuilles de calcul Excel pour établir leurs budgets : c’est toujours mieux que rien. Toutefois, lorsqu’elles atteignent une certaine envergure, une solution de planification financière fiable devient indispensable. Voici quelques caractéristiques essentielles qu'un tel outil devrait avoir :
- Automatisation des processus de planification
- Simplicité de mise en place d’un budget dynamique, susceptible d’être adapté en fonction des différents scénarios
- Gestion des mailles temporelles (mensuelle, trimestrielle et annuelle)
- Budgétisation à un niveau analytique
- Analyse simplifiée des écarts
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