Pourquoi se doter d’un outil FPM (2/6) : Comment accélérer vos processus financiers

Chaque fin de mois et chaque fin d’année est une période de stress pour les contrôleurs de gestion et les comptables, quand il leur faut préparer la clôture dans les délais prévus et en garantissant une qualité élevée. Collecter les données, faire les rapprochements, s’assurer de la qualité des données et ensuite consolider et générer les rapports à partir de ces données est à la fois frustrant et chronophage. 

Un logiciel de gestion de la performance financière (FPM) peut vous aider à concevoir des processus plus rapides et plus efficaces. Et c’est là que la question se pose : comment peut-on automatiser les processus financiers pour les accélérer ? 

Ce billet est le deuxième de notre série « Pourquoi se doter d’un outil FPM ? ». Avez-vous déjà lu le premier billet sur les bénéfices de l’intégration de vos processus financiers ? Si ce n’est pas encore le cas, alors regardez ici :

Pourquoi se doter d’un outil FPM (1/6) : 4 raisons pour intégrer vos processus financiers

Que sont les processus financiers ?

Observons le processus de clôture et de reporting financier. Le graphique ci-dessous montre en détail à quoi peuvent ressembler les processus financiers dans une entreprise. Ces flux d’information débutent en général dans les services comptables des différentes entités du groupe, qui doivent transmettre leurs données financières au groupe. Une fois envoyées, ces données sont rapprochées et validées. Ces étapes sont répétées en cas d’incohérences jusqu’à ce que le niveau minimum d’exigence soit atteint en termes de qualité des données. 

Quand les données ont atteint un niveau de qualité satisfaisant, les comptes sociaux et les livres statistiques sont générés. Il est alors possible de procéder à la consolidation et au rapprochement intra-groupe. D’éventuelles différences dans le rapprochement doivent être clarifiées avec la comptabilité locale et c’est tout le processus qui recommence. Une fois que la consolidation est achevée, on peut alors générer les rapports et créer les présentations pour le reporting. 

Quels sont les avantages d’un logiciel FPM pour accélérer les processus financiers ?

Un logiciel FPM aide les comptables et les contrôleurs de gestion à concevoir ce processus plus efficacement, à améliorer la qualité des données et, de manière générale, à automatiser les processus.

 

Graphique N°1 : Déroulement du processus financier sans logiciel FPM

Nous vous proposons ci-après un aperçu des 4 principaux avantages d’un logiciel FPM si vous cherchez à accélérer vos processus financiers.

Avantage N°1 : Une source de référence unique

En intégrant les systèmes ERP locaux dans une solution FPM centrale, vous établissez une source de référence. Il n’est alors plus nécessaire d’exporter des données vers Excel ou quelque logiciel que ce soit. Vous réduisez le travail manuel et minimisez les sources d’erreur de format. Comme les données financières peuvent être chargées dans la solution FPM d’un jour à l’autre, il n’y a aucun effort de plus à faire et le processus de reporting financier est optimisé au niveau de la comptabilité locale. 

L’intégration complète des systèmes ERP dans votre solution FPM vous permet d’accéder en temps réel à toute valeur au niveau des mouvements individuels. Quelle aide pour le rapprochement ou pour expliquer les données à vos responsables ou à des tiers ! En général, elle augmente aussi la transparence de vos données et automatise les flux de données.

Et en cas d’incohérences dans le rapprochement ou la validation, les comptables locaux font les changements directement dans leur ERP et rechargent immédiatement les données.

Avantage N°2 : Collecte et rapprochement décentralisés des données

Même s’il est plus efficace de collecter les données en connectant les systèmes ERP à un logiciel FMP, cela ne dispense pas d’avoir à rapprocher les données. Centraliser le rapprochement évite les inefficacités. Certains systèmes FPM proposent un outil pour aider à la collecte décentralisée des données (par ex. LucaNet.GroupReport). 

Un processus de rapprochement décentralisé, dans lequel les entités ayant des relations intra-groupe communiquent directement les unes avec les autres sans passer par la holding, allège le travail à faire manuellement et accélère la consolidation à l’étape ultérieure. Il encourage aussi un sentiment de responsabilité et d’autonomie des comptables locaux.

Graphique N°2 : Copie d’écran du rapprochement intra-groupe dans LucaNet.GroupReport 

Avec le système FPM, les comptables locaux peuvent désormais ajouter des commentaires tels que des informations sur le tableau de variation et des valeurs statistiques, par ex. sur les effectifs. Collecter toutes ces informations via un outil unique automatise les contrôles de validation, supprimant le besoin de calcul manuel. Les comptables locaux y gagnent un retour immédiat sur la qualité et la validité des données saisies. Cela assure aussi une qualité des données accrue et moins d’efforts dans la suite du processus financier. Les complications se réduisent sur l’ensemble du processus avec la hausse de la qualité des données. Les calculs des cash-flows, par exemple, peuvent être automatisés puisqu’ils utilisent les données du bilan et du CR. 

Avantage N°3: Un processus de consolidation automatisé

Une fois que le rapprochement et la validation des données sont terminés, le processus de consolidation (des produits et charges ou des dettes intra-groupe) peut être automatisé. Un flux de données clair et transparent vous permet d’expliquer plus rapidement et plus facilement les valeurs consolidées. Il est également possible de générer simultanément des rapports différents pour répondre aux besoins de l’entreprise ou aux exigences légales. 

Avantage N°4: Un reporting standardisé

L’ensemble du processus de clôture financière se termine en général par la production de rapports pour la direction et des tiers. Puisque toutes les données sont dans une source de référence unique, il est aussi possible de standardiser et d’automatiser les rapports. L’utilisation d’un logiciel FPM vous offre l’option de le faire dans l’outil ou celle d’exporter toutes les données vers l’outil de BI d’un tiers. Le recours à une API, telle que Power BI, comme outil supplémentaire peut simplifier ce processus et même l’accélérer encore. Aucun effort manuel n’est requis, ce qui permet aux contrôleurs de gestion et comptables de faire du reporting en temps réel. 

Accélérer vos processus financiers dès maintenant

 

Graphique N°3 : Déroulement du processus financier avec un logiciel FPM

Un processus et des flux de données clairs avec un logiciel FMP innovant apportent d’énormes avantages pour optimiser la qualité des données à la source et pour accélérer les autres processus. Le caractère répétitif de ces processus peut-être réduit, laissant suffisamment de temps pour évaluer les résultats et s’occuper d’autres sujets. 

Vous trouverez de plus amples informations sur notre page détaillée :

Logiciel FPM

Dans un prochain billet de la série « Pourquoi se doter d’un outil FPM ? », nous verrons en quoi investir dans une solution FPM est payant aujourd’hui. Restez à l’écoute !

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