Pourquoi se doter d’un outil FPM (1/6) : 4 raisons pour intégrer vos processus financiers

Même pour les grandes entreprises, l'intégration des processus financiers n'est pas encore la norme. Que vous soyez dans un grand groupe avec des services spécialisées (Comptabilité, FP&A, Contrôle de Gestion…) ou dans une plus petite structure avec une  équipe de deux comptables qui gèrent tous les processus financiers: dans tous les cas, les échanges de fichiers Excel sont sources d’erreur pour le contrôle de gestion, la consolidation et le pilotage de la performance financière.

En utilisant une solution de pilotage de la performance financière (FPM), la gestion des processus financiers de votre organisation est simplifiée. Mais quels sont exactement les avantages d'un logiciel FPM ? Et quels sont les défis qu'il aide à surmonter ? 

Dans ce billet, nous allons mettre en lumière les 4 principales raisons pour lesquelles vous devriez mettre en place une gestion intégrée de vos processus financiers, et comment votre équipe peut s'y prendre. Cet article est le point de départ de notre série de blogs posts intitulée "Pourquoi se doter d'un outil FPM ?" 

Les défis d'un processus financier déconnecté

Nous connaissons tous trop bien l'enchaînement classique des étapes du processus de clôture financière. Tout commence par la lecture d'une facture dans un logiciel de comptabilité, suivie de la transcription de ces factures en chiffres dans l’ERP, puis de la production des grands livres et des balances, à partir desquels sont produits des rapports et des reportings, pour finalement essayer de donner un sens à ces données financières pour l’aide à la prise de décision lors des comités de direction.

C’est à ce stade que le stress s’installe dans la plupart des équipes financières. Les équipes doivent faire face à des questions telles que "D'où vient ce chiffre ?", "Comment se compare-t-il à notre performance de l'année dernière ?", "Pouvez-vous expliquer la soudaine augmentation/diminution de cette section ?". C'est à ce moment-là que les équipes financières sont mises sous les feux de la rampe et doivent se démener dans de multiples fichiers Excel et systèmes pour tenter de répondre à ces questions du mieux qu’elles le peuvent.  

La plupart des équipes financières subissent alors les graves conséquences de la non-intégration des processus financiers. Il est en effet très difficile de tenir les délais pour produire un reporting à temps quand on est face à une diversité des systèmes sources, des versions de grands livres, et à ces rapports financiers incohérents.

Les conclusions business et les axes d’améliorations reposent sur la qualité des données reçues. Il est donc primordial pour votre entreprise de disposer de données précises et fiables. Et c'est exactement ce que les solutions FPM apportent. Grâce à l'intégration transparente des systèmes et des processus financiers, le logiciel FPM facilite la préparation des états financiers, et vous offre une plateforme complète et unique pour répondre aux questions de votre direction générale.

Quels sont les avantages de l'intégration de vos processus financiers ? 

1. Des rapports 100% fiables

Dans un processus manuel, les données financières sont copiées et collées dans plusieurs tableaux par plusieurs membres de l’équipe. Chaque fois que des données sont transférées, des erreurs peuvent se produire. Les difficultés sont exacerbées lorsque plusieurs équipes travaillent depuis différents sites. A l’inverse, dans le cadre d’un processus intégré, les équipes financières sont assurées que tout le monde consulte et travaille sur les mêmes chiffres. Les solutions FPM qui ont cette capacité d'intégration permettent de puiser les données à la source et d’en faire ressortir les incohérences. 

2. Planification complète : Compte De Résultat, Bilan, Tableau de Flux de Trésorerie

Dans un monde idéal, les entreprises planifieraient sur les trois états financiers - P&L, Bilan et Tableau de Flux de Trésorerie - pour avoir une vision holistique du processus de planification financière à long terme de l'entreprise. Mais c'est loin d'être la réalité, et la plupart des entreprises se concentrent uniquement sur le compte de résultat. Malheureusement, le Bilan et le Tableau de Flux de Trésorerie sont souvent redoutés et négligés. Certaines entreprises ont mis en place de gros fichiers Excel avec des milliers de macros pour réussir à relever ce défis, mais nous savons tous qu'Excel finira par atteindre ses limites, et finira éventuellement par planter.   

Heureusement, une planification financière intégrée (P&L, Bilan, TFT) est possible avec les solutions FPM. A partir d’un budget P&L, vous pouvez disposer automatiquement d’un Bilan et d’un Tableau de Flux de Trésorerie prévisionnels, grâce à des règles de contreparties à votre main et à une logique métier intégrée. La planification devient beaucoup plus facile pour les équipes financières car elles disposent d'une transparence totale des données financières sur les trois états. Avec une solution de FPM, fini les références circulaires et les problématiques de liaisons.

3. Gagner en transparence sur les sources de données 

Un système entièrement intégré vous permettra également de descendre jusqu'au niveau de la transaction, par simple drill down, vous aidant grandement dans vos analyses. En connectant votre logiciel FPM directement à vos systèmes sources, vous pourriez redescendre jusqu’à la pièce comptable complète, voire même jusqu’à la visualisation de la facture associée. Répondre à l’éternelle question "D'où vient ce chiffre ?" ne sera plus un sujet, puisque vous disposerez désormais de tout le détail pour l’expliquer.  

4. Produisez vos reportings à temps 

La mise en place de processus financiers intégrés va au-delà de la simple connexion des systèmes. L'intégration signifie aussi un gain de temps considérable grâce à la réduction des tâches manuelles et des copier/coller. Cela permet également de ne plus être dépendant des envois des différentes filiales, de l’attente associée, et des heures passées à consolider ces données et à corriger les erreurs. Grâce à l'intégration directe à leur(s) système(s), vous pouvez récupérer les informations de manière autonome chaque fois que cela est nécessaire. Dites adieu aux aller-retours d'envoi de fichiers Excel et à l'attente interminable de réponses par courrier électronique. 

Quels sont les bénéfices de la mise en place de processus financiers intégrés pour notre client Thai Union?

Thai Union Group est un excellent exemple de la façon dont l'intégration des processus financiers a considérablement amélioré le pilotage de la performance financière. En tant que producteur multinational de fruits de mer, Thai Union a plus de 65 entités à consolider, avec un total de 108 utilisateurs ayant accès à la base de données. Avec l'aide de la solution LucaNet FPM, ils peuvent intégrer entièrement leur processus de clôture, permettant aux équipes centrales de gagner un temps considérable lors de leur consolidation: de dix jours à seulement un jour et demi.  

Les reportings mensuels sont produits en dix jours, y compris la consolidation, alors qu'il fallait auparavant 25 jours avec des processus financiers manuels et déconnectés. Ainsi, Thai Union a réussi à réduire de moitié le temps nécessaire à la production des rapports financiers. Le groupe peut désormais produire ses états à temps et tenir les délais.

Boostez la valeur ajoutée de votre équipe 

L'intégration des processus financiers rend le transfert de toutes vos données financières rapide, simple et automatique. Grâce à une technologie ETL (extract-transform-load) de pointe, permettant de connecter de manière fluide tous vos systèmes à une source de vérité unique, votre organisation pourra répondre efficacement aux demandes actuelles de consolidation et de reporting, et permettra également d’accompagner la croissance future en remettant la valeur ajoutée des équipes financières là où elle doit être: sur le pilotage. Une solution FPM vous permettra d’être réellement acteur dans le pilotage de la performance financière, et dans l’aide à la prise de décision.

Dans notre prochain article de la série "Pourquoi se doter d'un outil FPM ?", nous expliquerons comment un logiciel FPM contribue à accélérer vos processus financiers. Restez à l'écoute ! 

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