Pourquoi se doter d’un outil FPM (5/6) : processus financiers fiables vs improvisation
La consolidation financière au sein d’une entreprise peut revêtir deux visages diamétralement opposés : elle peut soit représenter une période stressante et pleine de soubresauts, soit être un processus prévisible et fiable, dans lequel la plupart des tâches de routine sont automatisées. Cette deuxième situation intervient lorsque les données financières ont été préalablement homogénéisées et qu’un outil de gestion de la performance financière (FPM) a été correctement configuré.
Pourtant, dans certaines entreprises, la période de consolidation entraîne encore une montée d'adrénaline pour les directeurs financiers. Pourquoi ? Parce que ces financiers d’entreprise continuent de s'accrocher aux processus de consolidation du passé, dans lesquels de nombreuses tâches sont réalisées manuellement, voire à l'aide de tableurs Excel.
"Les improvisations sont meilleures lorsqu'elles sont préparées".
William Shakespeare
Le manque de fiabilité du processus de consolidation expose les directeurs financiers à toutes sortes d’imprévus, qui peuvent entraîner des retards dans la consolidation et créer des problèmes internes pour l’entreprise.
Comme le disait William Shakespeare il y a plus de 400 ans, les improvisations sont meilleures lorsqu'elles sont préparées. En ce sens, des événements imprévus peuvent toujours survenir lors de la consolidation statutaire ou de gestion. Mais si l'entreprise dispose d'un outil de pilotage de la performance financière, l'équipe financière sera en mesure d’y répondre rapidement et de manière fiable. Libérée des tâches routinières et répétitives, et n'ayant plus à actualiser des fichiers Excel interminables, l’équipe a ainsi plus de temps pour contrôler et surveiller le processus.
Problèmes internes résultant d'une consolidation trop exposée aux aléas
Si la consolidation statutaire et de gestion est trop exposée aux imprévus, des problèmes internes peuvent survenir au sein même de l'organisation. Ils peuvent être de différentes natures :
- Tensions au sein de l'équipe financière. La résolution des imprévus et des erreurs qui peuvent apparaître lors de la consolidation financière entraîne généralement une surcharge de travail pour l'équipe. Celle-ci doit alors se libérer du temps au détriment d'autres tâches... ou faire des heures supplémentaires.
- Problèmes avec les responsables des départements. Les directeurs des autres départements de l'entreprise peuvent exiger d’obtenir les informations de consolidation affectant leurs services aussi vite que possible et sans erreur. Tout retard dans la consolidation généré par des événements imprévus risque donc d’entraîner des tensions entre le directeur financier et les autres managers. Par ailleurs, du fait même de sa fonction, le DAF détecte souvent des problèmes de rentabilité ou des dépenses excessives au sein d'autres services. Tout retard émanant de son propre département peut alors être l'occasion pour certains responsables de régler leurs comptes avec le directeur financier.
- Tensions avec les équipes comptables et financières des filiales. Dans les filiales aussi, les erreurs et imprévus survenant lors du processus de consolidation génèrent une charge de travail supplémentaire pour les équipes. Une telle situation, si elle se répète à chaque cycle de consolidation, peut nuire à terme à la bonne entente entre le siège et les filiales.
- Tensions avec la Direction générale. Il est essentiel que la Direction générale dispose des informations relatives à la consolidation statutaire et de gestion le plus rapidement possible. Si le directeur financier commence à évoquer des problèmes et des événements imprévus auprès de la Direction, cela peut entraîner de vives inquiétudes et donc des tensions. La Direction générale peut se pencher en détail sur cette problématique, demander des comptes sur cette situation inconfortable et exiger du DAF qu’il s’équipe sans plus tarder d’une solution de pilotage de la performance financière afin d’éviter que cela ne se reproduise.
- La nécessité de renforcer l'équipe financière. Une consolidation financière qui modifie de manière significative les opérations courantes de l'entreprise et dans laquelle des imprévus surviennent régulièrement peut révéler un vrai besoin de renforcer l’équipe financière. Malheureusement, l’intégration et la formation de nouveaux collaborateurs à un moment où l’équipe est déjà surchargée n’est jamais aisée et peut générer de vives tensions en interne.
- Tensions avec les auditeurs. Conformément au Code du commerce, les commissaires aux comptes disposent d’un délai allant de 15 jours à 1 mois (suivant la forme juridique de l’entreprise) pour remettre leurs rapports aux actionnaires et associés. Des événements imprévus peuvent retarder la remise des comptes aux auditeurs et créer des tensions entre les auditeurs et les directeurs financiers.
Décider de faire évoluer ses processus financiers n’est pas une chose facile. Pourtant, un bon directeur financier doit toujours veiller à les améliorer et à optimiser le pilotage de son activité.
S'équiper d'un outil de pilotage financier pour réagir avec plus d'agilité
Une solution de pilotage de la performance financière (FPM) aide à fiabiliser et simplifier les processus financiers, à améliorer la qualité des données, et à automatiser le reporting financier. L’objectif final : éclairer la DAF et faciliter sa prise de décision.
L'utilisation d'une solution de pilotage financier évite en outre les imprévus désagréables et permet de réaliser plus de tâches avec moins de ressources, pour concentrer les efforts de l’équipe financière sur des opérations à plus forte valeur ajoutée. Si l'entreprise se développe, la charge de travail n'augmente pas, car l’outil FPM gère cette hausse des données à traiter, avec une grande fiabilité.
La solution FPM de LucaNet utilise la technologie ETL (Extract-Transform-Load) pour extraire, transformer, charger et agréger les données financières provenant de systèmes variés (ERP, logiciels comptables…). Elle crée ainsi une source unique de vérité, offrant une vision à 360° et en temps réel à la Direction financière. Cette dernière peut alors répondre aux exigences de consolidation et de reporting, et orienter ses décisions stratégiques en se basant sur des données concrètes, et plus uniquement sur ses ressentis.
LucaNet propose une plateforme intuitive avec une vraie logique Finance pour piloter la performance financière des entreprises. Ses fonctionnalités de consolidation, de planification, de reporting et de gestion des données facilitent le travail complexe des directeurs financiers. Déjà 3 500 sociétés dans plus de 50 pays ont d’ailleurs pu le constater.
