Record to report : comment et pourquoi optimiser ce processus financier
Record to report (R2R), que l’on peut traduire en français comme « enregistrer pour informer », est l'objectif principal de la comptabilité. La comptabilité enregistre les transactions afin de produire des rapports utiles à la prise de décision.
Le Record to Report est un processus de finance et de comptabilité (F&A) qui consiste à collecter, traiter et fournir des informations pertinentes en temps voulu et de manière précise. Ces informations sont transmises à la Direction sous forme de rapports qui permettent aux managers de comprendre la réalité de l'entreprise grâce à un retour d'information stratégique, financier et opérationnel.
Ce processus comprend également la diffusion de l'information financière réglementaire (Disclosure management), qui consiste pour les entreprises à se conformer à leurs obligations en matière d'information en présentant leurs états financiers annuels.
En Europe, depuis le 1er janvier 2020, la directive 2013/50/UE impose aux sociétés cotées d'utiliser le format électronique unique européen (ESEF) pour présenter leurs comptes annuels. Pour ce faire, elles doivent donc s’équiper de solutions technologiques pour faciliter la création et la diffusion de rapports dans ce format.
Étapes du processus Record-to-Report
Pour mener à bien le processus de préparation des rapports financiers, les entreprises qui consolident leurs comptes doivent procéder aux étapes suivantes :
- Enregistrement des données. Grâce au service comptabilité, les transactions et les mouvements de chaque filiale sont enregistrés dans un ERP ou un logiciel comptable. Le succès d'un processus R2R repose donc sur la saisie et l'enregistrement corrects de ces transactions financières, car on ne peut avoir de bons rapports que si les écritures comptables de l'entreprise sont correctement enregistrées.
- Clôture financière des entités locales. Avant de créer des rapports au niveau Groupe, il est indispensable que les comptables des filiales traitent toutes leurs transactions et effectuent leur clôture comptable dans les délais définis. Ce processus intervient à la fin d'une période comptable spécifique, généralement à la fin du mois. A l’issue de la clôture financière, les données de l'entreprise sont prêtes pour l'étape suivante du processus Record to Report.
- Extraction des données de l'ERP local pour réaliser la consolidation comptable. Afin de préparer les comptes du groupe, il faut ensuite rassembler les états financiers de toutes ses sociétés et procéder à la consolidation comptable. La consolidation comptable permet d'éliminer les produits, les charges, les créances et les dettes entre des sociétés du même groupe. A cette étape, les politiques de prix de transfert doivent être respectées et des conversions de devises doivent être effectuées. L'agrégation des données financières des filiales ou succursales, très souvent issues de différents ERP ou logiciels comptables, est l'une des étapes les plus critiques du processus Record-to-Report. Pour simplifier et fiabiliser la récupération de la donnée, la solution de pilotage financier de LucaNet utilise la technologie ETL (Extract-Transform-Load) pour extraire, transformer, charger et centraliser les données financières au sein d’une source unique de vérité.
- Rapprochement interentreprises. Le rapprochement inter-sociétés est l'un des processus les plus complexes auxquels les directeurs financiers des grandes entreprises doivent faire face. Il est donc crucial d’optimiser cette étape. L'utilisation d'un logiciel FPM à ce stade permettra de décentraliser le processus et d'améliorer la productivité et la traçabilité des transactions enregistrées.
- Analyse des données financières. Une fois que toutes les données ont été collectées, validées et intégrées, le processus d'analyse commence.
- Reporting. Ensuite, le service financier prépare une série de rapports dans lesquels figurent des statistiques et des indicateurs clés de performance (ICP). Plus tôt les comptes du groupe seront clôturés, plus tôt les rapports financiers pourront être préparés. En ce qui concerne les rapports financiers, un logiciel connectant le compte de résultat, le bilan et le tableau des flux de trésorerie permettra de rendre le processus de reporting plus fiable. C’est ce que permettent notamment les logiciels de pilotage de la performance financière, qui remplissent et mettent à jour automatiquement ces trois états financiers sur la base des transactions enregistrées.
- Diffusion des rapports financiers. Les rapports générés sont distribués aux parties prenantes internes et externes, notamment la Direction générale, les directeurs opérationnels, les investisseurs et les registres des entreprises.
Les avantages d’optimiser le processus Record-to-Report
Parmi les bonnes raisons de se lancer dans l'optimisation du processus « Record-to-Report », nous pouvons souligner les suivants :
- Eviter les tensions avec la Direction générale et les autres managers. Le PDG et les différents responsables de l'entreprise ont besoin de disposer des informations de clôture comptable et financière le plus rapidement possible. En optimisant le processus « Record-to-Report ", la DAF leur transmet en temps voulu et sans heurts les rapports qu’ils réclament.
- Améliorer la conformité réglementaire de l'entreprise. Grâce à la collecte et au traitement automatisés des données, l'entreprise bénéficie enfin d’un reporting financier fiable et améliore la qualité de ses rapports financiers réglementaires.
- Réduire les coûts. En automatisant et en optimisant les différentes étapes du processus de reporting, l'entreprise y consacre moins de ressources à chaque fin de période comptable et réduit de fait ses coûts.
- Favoriser le processus de prise de décision. Les entreprises qui améliorent leur processus « Record-to-Report » disposent de meilleures informations et ont plus de temps à consacrer à leur analyse. Ce qui facilite considérablement la prise de décision.
- Fiabiliser les processus et limiter les erreurs. L'automatisation du Record-to-Report réduit le risque d'erreur humaine, le temps consacré à la production des rapports financiers, et bien sûr le coût additionnel qu’entraîne la correction des erreurs.
- Faciliter la planification fiscale. Un reporting financier plus rapide libère du temps pour analyser la situation du Groupe d’un point de vue fiscal et optimiser les charges fiscales.
- Simplifier la planification financière et le suivi budgétaire. L'optimisation du processus « Record-to-Report » permet de rapprocher et de comparer les données réelles avec les données prévisionnelles, et d'agir plus tôt en cas d'écarts éventuels.
Pour résumer
Il est essentiel pour les directeurs financiers de toujours chercher à améliorer leurs processus financiers, en particulier le "Record to Report". Car le manque de fiabilité les expose à toutes sortes d’imprévus, qui peuvent entraîner des retards dans la publication des rapports comptables et financiers.
Il va de soi que des événements imprévisibles peuvent survenir lors de toute clôture comptable. Mais si l'entreprise dispose d'un logiciel de consolidation et de reporting financier, l'équipe sera bien mieux préparée à répondre rapidement et de manière fiable à toute éventualité pouvant survenir au cours du processus « Record-to-Report ».
Prendre l'initiative de transformer ses processus financiers n’est certes pas facile. Pourtant, il est faut garder en tête qu’un logiciel FPM vous permettra d'avoir des processus financiers plus fiables et plus efficaces, en améliorant la qualité des données, en simplifiant les processus financiers et en automatisant le reporting financier. Ce qui libère du temps et de l’énergie pour la prise de décision.
LucaNet propose un logiciel intuitif et des conseils d’experts en gestion de la performance financière. Notre solution de consolidation, de planification, de reporting et de gestion des données simplifie le quotidien des directeurs financiers, des contrôleurs et des comptables de groupe. 3 500 clients répartis dans plus de 50 pays le confirment.
