Solution FPM - Comment choisir le bon éditeur ?

Une journée typique à la direction financière : sortir les reportings, produire les états financiers et les rapports. Mais les données deviennent de plus en plus complexes, la pression économique se fait sentir et les réglementations à suivre augmentent. Votre entreprise est en pleine croissance et prospère. C’est fantastique. Cependant, l’équipe financière croule sous le travail. Les heures supplémentaires s’accumulent, c’est la course au contrôle des feuilles de calcul Excel débordantes et aux tâches de gestion de l’entreprise. Malgré tous ces efforts, les petites erreurs se multiplient.

Ce scénario vous rappelle-t-il quelque chose ? Est-ce votre entreprise ? Vous avez besoin d’une solution ? Et vous avez probablement déjà entendu parler de solutions de pilotage de la performance financière (FPM). Une solution tout-en-un pour plus d’efficacité et de sécurité, tentant n’est-ce pas. Cependant, le périple avant de trouver le bon outil vous paraît interminable ? Les offres beaucoup trop nombreuses ? Les avantages incertains ? 

Conseils et étapes pour choisir le bon éditeur de FPM

Nous aimerions, dans cet article, vous apporter des pistes de réflexion pour vous aider à prendre votre décision : bénéfices d’une solution FPM, conseils pour votre recherche, et étapes à suivre pour sauter le pas et faire le bon choix.

Les avantages d’une solution FPM pour votre entreprise

Les solutions FPM permettent, au sein d’une seule et même application, de répondre à tous les besoins de la direction financière, vous offrant ainsi une vision globale de l’ensemble de vos données financières. C'est la base idéale pour le pilotage de votre activité. 

La bonne solution FPM vous apporte : 

• Un outil réunissant tous les processus financiers dans une solution unique – pour la consolidation, le planning, le reporting et les analyses
• Une vision globale de vos données financières
• Une base de données transparente pour appuyer vos décisions stratégiques
• Une rapidité de consultation à vos données et des informations fiabilisées

Vous bénéficierez au quotidien des avantages suivants : 

• Réduction significative de la charge de travail pour toute votre équipe financière
• Moins d’erreurs et moins d’imprécisions dans vos données 
• Plus de temps consacré aux analyses pour un pilotage de votre activité plus performant

Choisir la bonne solution FPM

Lors de la phase du choix d’outil, nous vous recommandons de suivre les étapes suivantes :

1^ère étape : Analyse des besoins internes

Former une équipe projet composée de personnes concernées et ayant intérêt à s’équiper d’une nouvelle solution. D'après notre expérience, l'équipe devrait être constituée d'intervenants issus des services informatiques, de la direction comptable et financière, du contrôle de gestion et d’opérationnels. Cette équipe définira les attentes et les besoins à couvrir, les classera par ordre de préférence et établira un budget pour l’ensemble du projet. Les critères pourront être classés en trois catégories : obligatoire, optionnel, « nice to have ».

2^e étape : « Best-of-Breed » (le meilleur de sa catégorie) VS la solution complète 

La gamme de solutions de pilotage de la performance sur le marché est très vaste. C’est pourquoi il est important d’étudier soigneusement l’approche : Faut-il identifier le meilleur outil pour chaque service (Finance, Marketing, Commerce…) et l'intégrer dans votre infrastructure IT (Best-Of-Breed) ? Ou est-il préférable que tous les besoins de l’entreprise soient traités par une solution unique provenant d'un seul éditeur (solution complète) ?

Même si la tendance favorise l'approche "best-of-breed", cette décision vous appartient. Les facteurs suivants joueront un rôle majeur dans votre prise de décision :

• Votre business model
• Vos ressources 
• Vos objectifs 
• Vos systèmes actuels

Lors du choix de votre future solution FPM, nous vous conseillons d'envisager toutes les options possibles dans un premier temps, puis de les réduire progressivement à une liste succincte. Évitez d'écarter un éditeur en particulier dès le départ.

3^e étape : Étude de marché des éditeurs

Comme nous l’avons dit précédemment, l’offre est large. Déterminer quel éditeur répondra le mieux aux besoins spécifiques de votre entreprise peut rapidement devenir une tâche fastidieuse. Nous vous recommandons la démarche suivante pour y voir plus clair : créez une longue liste et affinez-la progressivement en une liste succincte.

Listez tous les éditeurs de FPM qui répondent à vos besoins. Ce faisant, ne vous laissez pas influencer dès le départ par des recommandations ou des éditeurs connus. Soyez plutôt ouvert à toutes les solutions qui pourraient vous convenir.  C'est seulement en suivant cette approche que vous pourrez être sûrs que la sélection répondra à vos besoins spécifiques.

Les sources suivantes peuvent être utiles pour établir votre liste : 

• Aperçu du marché et des tendances dans les médias spécialisés
• Discussions avec les pairs de votre secteur
• Les études de divers analystes, tels que Gartner

Une fois votre liste complète, il faut la raccourcir pour en faire une liste plus pertinente. Cela signifie qu'il faut réduire le nombre d’éditeurs potentiels à quelques-uns, en les confrontant à vos besoins. Pour ce faire, vous aurez à répondre à ce type de questions :

1. Le logiciel répond-il à tous les besoins existants et peut-il également être adapté de manière flexible pour couvrir les besoins futurs ?
2. Le prestataire a-t-il des références dans les domaines concernés ?
3. L’éditeur est-il implanté sur mon marché ?
4. Comment les analystes indépendants du marché évaluent-ils l’éditeur (par exemple, des analystes comme le BARC) ?
5. L’éditeur est-il financièrement solide?

Notre conseil : établissez un cahier des charges spécifique ou une liste de vos besoins et attribuez une note de pondération aux différents critères. Ensuite, énumérez et évaluez clairement chacune des solutions en fonction de ces critères.

Le choix de votre solution FPM est une étape cruciale. Finalement, l'objectif de l'outil est de vous faciliter la vie et de réduire au maximum le stress généré par les sources d’erreurs, le manque de confiance dans les prévisions etc… La solution doit contribuer à la pérennité de l’entreprise. Par conséquent, prenez le temps qu'il vous faut pour prendre votre décision.  Examinez attentivement chaque outil. Éliminez les solutions qui ne répondent pas à tous les critères "incontournables". Et gardez également un œil sur toutes les fonctionnalités qui vous paraissent « optionnelles » aujourd’hui. Profitez de ce qui est possible.

Après avoir suivi cette démarche, seuls deux ou trois éditeurs devraient rester sur votre liste.

4^e étape : Choisir l’éditeur 

Une fois que vous avez déterminé et évalué vos besoins, seuls deux ou trois éditeurs doivent rester sur votre liste de présélection. Sinon, le processus de sélection sera trop long et deviendra confus. Lors de la dernière étape du processus de sélection, organisez des présentations individuelles pour les finalistes. Ceux-ci vous permettront de passer en revue tous les aspects importants, d'évaluer les critères et d'éliminer les doutes, étape par étape.

Nos experts LucaNet conseillent également aux entreprises à la recherche d’une solution optimale de pilotage de la performance financière de passer par les étapes suivantes avant de prendre leur décision finale :

1. Rassurez-vous en parlant aux références client de vos finalistes. Collectez leurs avis et leurs ressentis en leur posant ce type de questions :

• Comment jugent-ils l’éditeur ?
• La phase d’implémentation a-t-elle été un succès ?
• Quels ont été les bénéfices de l’utilisation de la solution, en termes d'efficacité et de réduction des coûts ?
• Quelles seraient leurs suggestions pour améliorer la solution ?
• Quelles erreurs et quels problèmes ont-ils pu rencontrer ? 

2. Envisagez de demander la réalisation d’un « proof of concept ». C'est l'occasion pour les éditeurs de démontrer la pertinence de leur solution sur la base des données réelles ou fictives que vous leur aurez fournis.

Pourquoi une comparaison approfondie des éditeurs est-elle utile ?

Il est vrai que la route est longue pour choisir la bonne solution FPM, mais cela en vaut la peine. A l’issue, vous disposerez d’une solution FPM optimale d’un éditeur professionnel, qui vous offrira des données financières totalement intégrées.  Idéalement, votre nouvelle solution FPM couvrira de manière fiable tous les processus de la direction financière. En quelques clics, votre solution vous apportera : 

• Une vision globale de vos données financières ;
• Une gestion d'entreprise réussie ;
• Un gain de temps maximal

E-book présentant les étapes de sélection pour choisir le bon éditeur FPM 

Vous souhaitez à présent vous lancer et constituer votre équipe projet ? Fantastique. Mais juste un instant ! Avant cela, lisez notre livre blanc gratuit "Comment choisir la bonne solution FPM". Les étapes clefs pour une direction financière plus efficace". Pour vous aider à trouver le bon outil plus rapidement et plus efficacement, notre e-book contient notamment : 

• Les étapes pour la sélection des solutions ;
• Les avantages d'une solution « best-of-breed » ;
• Des conseils pour constituer votre liste d’éditeurs ;
• Des questions utiles pour évaluer les éditeurs des solutions FPM ;
• Les étapes d'un processus de sélection structuré ;
• Tous les avantages qu'offre le logiciel FPM.

Obtenez votre exemplaire de notre e-book dès maintenant et commencez à chercher la solution FPM qui vous convient avec l’aide d’un professionnel.

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