Fiabiliser et accélérer les processus financiers, témoignage de DAF
En tant que professionnel, il est fréquent de se demander comment font nos pairs, s’ils font face aux mêmes défis que nous et, si oui, quelles stratégies et outils ils ont mis en place pour y répondre. On veut aussi et surtout connaître les résultats tangibles de leurs opérations, afin d’estimer s’il est bon (ou pas) de s’en inspirer. Un tel retour d’expérience est particulièrement précieux pour les responsables financiers qui évoluent au sein d’entreprises de taille intermédiaire (ETI), en quête de solutions pour optimiser leurs processus financiers.
Nous avons donc interrogé Julie Botrel, Directrice administrative et financière d’Anaik, une société spécialisée dans le cadeau promotionnel haut-de-gamme qui travaille avec des grandes marques de distribution ou des marques de beauté luxe (Guerlain, Yves Rocher, L'Occitane, Damar)... D’abord Contrôleur de gestion France et international au sein d’Anaik, Julie a pu relever avec ses collègues de nombreux challenges en l’espace de 10 ans : ouvertures de pays, changement d’outil informatique, mise en place d’un ERP… En 2021, elle a succédé au Directeur financier et a repris le projet de mise en place d’un outil de pilotage de la performance financière. Elle nous partage aujourd’hui son quotidien et les stratégies qu’elle a mises en place pour accélérer et fiabiliser son activité.
Retour en arrière sur votre projet de pilotage de la performance financière
Pour quelles raisons avez-vous décidé de vous équiper d’un logiciel de pilotage financier ?
Le projet a été initié par mon prédécesseur et cela faisait déjà un moment qu'on en parlait tous les deux. Nous avions deux outils à ce moment-là : Excel pour le budget et le reporting, et un outil pour la consolidation légale. Nos fichiers Excel étaient difficiles à maintenir, avec un nombre incalculable d'onglets, de requêtes… et des erreurs de formule très fréquentes. Donc nous n’étions pas sereins sur la qualité de nos données. Nous perdions aussi beaucoup de temps sur ces fichiers car, ayant plusieurs versions d’un même fichier, nous devions faire des copier-coller valeurs. Et il ne fallait pas oublier de reprendre la bonne version !
Notre outil de consolidation quant à lui n’était pas très convivial et nous ne comprenions même plus les paramètres qui avaient été configurés. Il ne nous permettait pas de comparer avec le budget, ni d’avoir une traçabilité des modifications apportées. C’était très compliqué au quotidien. Nous avons donc cherché un outil intuitif pour remplacer Excel afin de réaliser nos budgets, nos atterrissages et notre consolidation de gestion tout en conservant en parallèle notre outil de consolidation légale.
Votre entreprise a des implantations à l’étranger. Quelles sont les problématiques de votre service financier dans ce contexte international ?
Anaik rassemble 10 sociétés et a une présence dans plusieurs pays dans le monde. C’est pourquoi nous avons une grosse problématique d’interco à retraiter et de multi devises. Nous avons également besoin d'avoir une gestion analytique double, pour avoir à la fois la vision par société et la vision par business units (Luxe, Skincare, Ecommerce, Retail…).
En combien de temps se sont déroulées l’implémentation de notre logiciel de pilotage financier et sa prise en main par votre équipe ?
Cela a été assez rapide. Nous avons signé le contrat en mai 2021 et avons pu réaliser notre clôture en juillet dans LucaNet, puis le budget en septembre. Nous étions satisfaits d’y arriver si vite. Les journées de formation étaient intenses, mais elles nous ont permis d’apprendre à paramétrer LucaNet de façon autonome, si jamais par exemple nous intégrons un jour une nouvelle société. Nous avons eu un excellent formateur, efficace et sympathique, qui nous a aidé à gérer nos cas particuliers (retraitements d’interco spéciaux, façon différente de présenter les données, etc.). Nous nous sommes sentis très bien accompagnés pour la mise en place de LucaNet, et nous savons que l’équipe LucaNet est disponible si nous avons besoin de support. Nous apprécions cette relation de partenariat.
La connexion avec notre logiciel comptable nous évite une manipulation et nous permet de zoomer jusqu'à l'écriture dans LucaNet, ce qui est aussi appréciable pour l'analyse financière.
Votre utilisation au quotidien
Comment se passe la connexion avec votre outil ?
Lorsque nous avons commencé à travailler sur LucaNet, nous importions nos balances manuellement. Puis nous avons mis en place un connecteur avec notre logiciel comptable (Sage 100), pour remonter automatiquement les données dans LucaNet. C’est super car cela nous évite une manipulation et cela nous permet de zoomer jusqu'à l'écriture dans LucaNet, ce qui est aussi appréciable pour l'analyse financière.
Aujourd’hui que réalisez-vous sur LucaNet ? Et quels sont les prochains chantiers ?
Nous élargissons notre périmètre d’utilisation de LucaNet par étapes. Nous avons commencé par réaliser notre clôture sur la plateforme, puis avons mis en place le budget et réalisé notre premier atterrissage en mars dernier. Pour le budget 2023, nous avons modélisé une version réaliste et une version plus optimiste. Mon objectif pour l’année prochaine est à présent de remonter sur cette partie bilan et tableau de flux de trésorerie. Et j’aimerais faire un lien automatique avec notre comptabilité aux US, parce qu'aujourd'hui nous importons encore la balance manuellement.
Nous avons gagné au moins une journée sur le contrôle des intercos à chaque clôture.
Quels sont les bénéfices que vous avez pu déjà constater en utilisant LucaNet ?
Avec LucaNet, notre équipe financière a gagné du temps et amélioré la fiabilité et la traçabilité de nos données financières. Nos informations ne bougent pas quand nous changeons de vue, nous y accédons facilement dans l’outil et nous sommes sûrs de retrouver les données des années antérieures. Je pense que nous avons gagné au moins une journée sur le contrôle des intercos à chaque clôture. Au niveau du reporting, je peux à présent montrer directement des écrans de la plateforme au comité de direction car LucaNet est assez visuel. Je peux également passer facilement d’une vision par société à une vision par business units sur la plateforme, sans avoir à retraiter manuellement les informations, car l’outil le fait automatiquement.
Profitez de cette migration pour bien réorganiser vos entités, afin de commencer dès le départ avec une base saine et propre
Pour aller plus loin...
Quel conseil donneriez-vous à un responsable financier qui veut mettre en place notre logiciel de pilotage de la performance financière ?
Avec le recul, je m’aperçois que nous avions pris des raccourcis la première année car nous étions impatients de commencer à utiliser l’outil. Donc je conseillerai de prendre un peu de temps pour clarifier au début du projet ce qu’on attend comme rendu final dans LucaNet. C’est-à-dire de se poser après la première session de formation qui permet de découvrir le logiciel, et de se demander « qu'est-ce que je veux faire, voir et savoir ». D’autant plus dans un contexte avec plusieurs sociétés, de multiples devises et des intercos qui ne s’éliminent pas tout à fait parce qu’on veut les présenter en charge d'une société… Il faut profiter de cette migration pour bien réorganiser ses entités, afin de commencer dès le départ avec une base saine et propre. C'est plus simple que de se reposer la question après coup.
Anaik s’engage en matière de développement durable. C'est une problématique croissante pour les financiers d’entreprise, avec notamment le reporting ESG. Comment votre équipe financière gère-t-elle aujourd’hui cette thématique ?
Aujourd'hui, nous n’avons pas de ligne dédiée à la RSE dans notre compte d'exploitation. Le budget RSE est ventilé dans tous les postes et nous ne le suivons pas encore dans LucaNet. Mais c'est quelque chose que nous serons amenés de plus en plus à suivre et à automatiser. Nous sommes également certifiés Be Corp depuis quelques semaines. C'est une certification mondiale qu’on obtient après un audit et un système de notation. Les entreprises certifiées Bcorp sont des sociétés qui ne cherchent pas uniquement le profit, mais qui cherchent aussi à faire du bien à la planète, aux hommes et aux collectivités. Cette certification requiert d’être toujours en amélioration, donc nous allons être audités régulièrement pour mesurer les efforts réalisés.
Votre service financier produit-il tous les KPI relatifs à la RSE ?
Oui, comme notre équipe finance gère les outils et l’ERP, nous travaillons en effet sur la production de KPI, en collaboration avec la Responsable RSE. Nous avons par exemple mis en place des tableaux automatiques et les mettons à jour régulièrement dans notre outil de BI, puis la responsable RSE les vérifie. Ensuite, nous réajustons, et faisons au besoin des développements dans notre ERP pour sortir un nouvel indicateur plus facilement. En ce moment, nous travaillons par exemple sur le calcul du CO2 pour les transports de nos marchandises, un indicateur que nous voulons intégrer dans notre outil. C’est en amélioration constante.
Simplifiez la complexité avec LucaNet
LucaNet est une solution de Corporate Performance Management (CPM) dédiée à la Direction Financière et à la main de l’utilisateur fonctionnel. Elle permet de simplifier et de piloter en un seul endroit l'ensemble des processus de reporting, d'analyse, de planification financière, consolidation statutaire et de gestion. LucaNet assure la transparence des données financières, pour permettre aux responsables financiers d’être plus agiles dans leurs décisions. Vous voulez en savoir plus ? Découvrez toutes les possibilités de notre outil !
