Comment La Fabrique by CA a gagné du temps et de l’information dans son pilotage financier

Comment est organisée votre Direction Financière ?

Nous sommes trois au sein du service Finance de la Fabrique by CA : une CFO, un comptable général et moi-même. En tant que Responsable Administrative et Financière, mon rôle s’articule autour de trois grands axes :

• La gestion financière des sociétés du groupe, ce qui inclut la gestion financière, le suivi budgétaire, la facturation, le pilotage de la trésorerie, etc. ;
• L’accompagnement des startups sur des sujets fiscaux et comptables qui concernent directement les produits ;
• Les relations avec le Groupe sur les sujets fiscaux.

Et concrètement, comment se déroule l’élaboration budgétaire pour les startups ?

Cela dépend du niveau de maturité de chaque startup. Lorsque la startup est pilotée par un CEO, celui-ci va réfléchir en amont sur son budget et proposer une répartition, en prenant en compte le budget maximal sur l'exercice à venir qui lui aura été indiqué par La Fabrique by CA. Ensuite, vient une phase d’échange avec moi puis le comité de direction de la Fabrique by CA, où nous challengeons d’abord les dépenses puis les décisions business (par exemple le CA projeté).

Vous avez choisi de vous équiper d’une solution de pilotage de la performance financière. Quelles problématiques rencontriez-vous pour initier ce projet ?

En 2020, la production de nos reporting mensuels et de nos suivis budgétaires nécessitait beaucoup de fichiers Excel et des retraitements manuels. Et en cas de modification, nous passions un temps considérable à actualiser des données sur Excel afin de pouvoir transmettre de nouveau les informations financières. Avec l’augmentation de la taille de chaque startup et les demandes croissantes du Groupe, ce travail manuel devenait source de risques.

C'était aussi difficile de disposer d’une vision consolidée car nos startups ne partagent pas le même business model. Sur Excel, nous n’arrivions plus à générer facilement une trame commune pour faire un budget consolidé.

Face à ce constat, nous avons recherché une solution pour faciliter nos process et avoir une meilleure lisibilité de nos données. Nous souhaitions un outil global pour couvrir tous nos besoins, à savoir : suivre nos budgets, les comparer aux données réelles, établir un reporting personnalisé pour chaque startup, établir des comptes consolidés, etc.

Et vous avez choisi LucaNet. Pour quelle raison ?

Lors de notre benchmark, LucaNet s’est démarqué sur le volet consolidation. Le fait d’avoir plusieurs rapports dédiés par business model et de pouvoir après en générer un budget consolidé. Par exemple une ligne de prestataire design, je peux la mettre dans les dépenses Produit pour une startup, mais aussi dans une ligne Tech pour une autre startup. Donc l'aspect consolidé était de pouvoir venir réunir facilement les 2 infos sous une même ligne.

Comment s’est passée l’implémentation de notre outil de pilotage de la performance financière ?

La mise en place de LucaNet s’est faite en 4 mois et s'est très bien passée. Les formations étaient denses, mais abordaient vraiment les sujets qu'on allait voir dans notre utilisation quotidienne de l’outil. Selon moi, l’accompagnement par un consultant est indispensable lors de cette phase d’implémentation, parce que l'outil est très complet d’une part, mais aussi parce qu’on peut adapter LucaNet à nos particularités et subtilités.

Comment utilisez-vous LucaNet ?

Actuellement, nous utilisons LucaNet pour réaliser le reporting mensuel de nos données financières et RH. De façon journalière ou hebdomadaire, nous l’utilisons également pour le budget : comparer, analyser, suivre les budgets de nos startups versus les données financières, afin de prendre des décisions sur le pilotage de nos sociétés, suivre nos marges, etc.

Dans LucaNet, chacune de nos startups a ses rapports personnalisés, plus précis et adaptés à son business model : l’une voudra par exemple voir sa masse salariale décomposée d'une certaine manière ou des dépenses sur certaines lignes alors que l’ autre préférera les voir ailleurs. Elles n’ont pas non plus les mêmes types de dépenses. Mais malgré cette hétérogénéité, LucaNet nous permet de créer en quelques clics un consolidé pour suivre le coût des charges engagées et le coût des produits au niveau du Groupe, ce qui est vraiment très agréable.

Nos prochains enjeux sur les mois à venir sont d’une part de suivre les marges par produit avec une granularité encore plus fine sur plusieurs startups (par exemple le retraitement des salaires par étape de vie du produit : build, run, acquisition). Et ce, directement dans LucaNet sans toucher à la comptabilité. D’autre part, nous souhaitons avoir un pilotage plus juste de nos startups à travers les budgets versus le réalisé.

Qu'est-ce qui a changé pour votre entreprise depuis l'adoption de LucaNet ?

Notre donnée financière est à présent reconstituée et disponible rapidement pour les membres du comité de Direction de La Fabrique by CA. Elle peut être facilement actualisée pour servir de base d’échanges avec les CEO des startups (atterrissage, réel, consolidé etc.). Pour les CEOs des startups, LucaNet permet surtout de suivre le budget de l’année et analyser les marges par produit.

Et pour vous, au sein du pôle financier ?

Avec LucaNet, nous pouvons transmettre en un clic au Comité de direction un export issu d’une source fiable qui a été travaillée en amont. Quand on entre un budget dans l’outil, on part du principe que c'est la version qui a été validée par le Comité de direction. Si ensuite le CEO d’une startup retravaille son budget, on sait que c’est LucaNet qui est la vraie source de vérité. Ça nous évite de nous perdre dans les versions !

LucaNet nous a fait gagner un temps considérable car le reporting se réalise maintenant automatiquement. Avant, je passais au minimum 3h ou 4h par startup par mois à actualiser des formules et des données dans chaque onglet du fichier Excel : RH, Trésorerie, P&L, les différentes versions du P&L... et encore, sous réserve qu’il n’y ait pas de corrections à apporter ! Soit minimum 24h par mois à actualiser des fichiers Excel qui au final n’apportaient rien. Le temps que j'ai gagné sur le reporting grâce à LucaNet, je le passe à obtenir de l’information supplémentaire dont nous ne disposions pas avant, à aller plus loin. Donc, au-delà du gain de temps, c'est aussi un gain d'information. Parmi les choses que nous avons pu ainsi mettre en place, nous réalisons à présent nos budgets et nos atterrissages, suivons le coût de nos startups depuis leur création, comparons le budget des startups aux données réelles (voire le budget révisé par rapport au budget première version)…

A propos de LucaNet

LucaNet offre aux Directions Financières d’entreprises de toutes tailles une solution globale pour piloter leurs performances financières : reporting, analyse, élaboration budgétaire, consolidation statutaire et de gestion. LucaNet simplifie et harmonise les processus, fiabilise la donnée financière, et offre une vision à 360° de l’activité. Vous voulez en savoir plus ? Découvrez toutes les possibilités de notre outil !

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