Comment un négociant en vin a créé une source unique de vérité pour ses données financières
Étude de cas Hawesko Holding
Celui qui passe ses journée à saisir, collecter et rassembler des données n'a guère le temps et l’énergie pour les analyser. Il devient alors difficile de formuler des recommandations d'actions fiables pour le management. Ce n'est pas le cas de Raimund Hackenberger, CFO de Hawesko Holding AG.
Hawesko Holding utilise le logiciel de pilotage de la performance financière LucaNet pour :
- Comptes consolidés selon le code de commerce allemand et les normes IFRS
- Reporting mensuel pour les parties prenantes
- Mapping des bilans et comptes de résultats des différentes structures
A propos de Hawesko Holding
Le groupe Hawesko est le plus grand négociant de vins et champagnes haut-de-gamme d'Allemagne et l'un des principaux fournisseurs de vin au monde. Cotée en bourse, la société enregistre un chiffre d'affaires annuel de 650 millions d'euros et comprend plus de 20 sociétés qui doivent être consolidées. Hawesko travaille dans deux monnaies : Euro et Franc suisse. La consolidation se fait selon le code de commerce allemand et le reporting selon les normes IFRS.
Domaines d’application
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Secteur :
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Commerce
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Coeur de métier :
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Vente de vin au détail, en gros et par correspondance
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Siège social :
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Hambourg (Allemagne)
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Effectifs :
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1200
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Site web :
Les enjeux
Excel comme facteur de risque
Le groupe Hawesko a connu une forte croissance au cours des 30 dernières années. Comme de nombreuses entreprises de taille intermédiaire, l’équipe financière gérait manuellement beaucoup de tâches. En dehors d’Excel, Hawesko utilisait un seul outil, uniquement pour communiquer ses chiffres sur une base trimestrielle en tant qu’entreprise cotée en bourse.
Tout le reste était un travail de chiffres manuel, fastidieux et incomplet. Les données fournies par les différents services financiers devaient être rassemblées dans des tableaux de plus en plus complexes. C'était long, éprouvant pour les nerfs… et jamais vraiment transparent. Seule une poignée de collaborateurs disposait d’une vue d'ensemble de toutes les données et de leur origine. Mais que se passerait-il si ces derniers échouaient ? Une question que le CFO Raimund Hackenberger s’est posée à maintes reprises, avec inquiétude.
Hawesko était également confronté à d’autres défis :
- La base de données existante était alimentée à partir d’Excel.
- Un "patchwork de différents ERP" rendait difficile l'intégration des chiffres.
- Les règles comptables devenaient de plus en plus complexes.
Au final, Hawesko Holding avait besoin de 11 jours de travail pour réaliser sa consolidation, et 1 journée supplémentaire pour le reporting interne.
Et il planait toujours le risque que les données ne soient pas valides. Des doutes que l'on ne devrait pas avoir en tant que membre du conseil d'administration d'une société cotée en bourse. Raimund Hackenberger savait qu'il ne pouvait plus se fier à Excel.
La solution
Moins d'erreurs, des données transparentes, une utilisation flexible.
L'équipe financière de Hawesko s'est donc mise à la recherche d'un logiciel de pilotage financier répondant aux exigences internes et externes. Les objectifs fonctionnels ont été rapidement définis :
- Simplifier et accélérer le processus de consolidation
- Automatiser les rapprochements interentreprises
- Réaliser une planification financière qui intègre le compte de résultat, le bilan et le tableau de flux de trésorerie.
Sur recommandation, Raimund Hackenberger a examiné le logiciel LucaNet. Ce qui l'a finalement convaincu, ce sont les retours positifs de plusieurs entreprises témoignant que presque tout peut être mis en œuvre dans LucaNet sans l'aide du service IT interne ou de l’équipe support de l’éditeur. "Je voulais que mes collaborateurs puissent adapter autant de choses que possible de manière autonome, afin que nous puissions toujours réagir rapidement aux changements", explique Hackenberger.
Depuis la mise en place de LucaNet en 2019, les délais de consolidation groupe sont passés de 11 jours à 6 jours. Une évolution qui ravit non seulement le CFO, mais aussi le conseil d’administration. Avec le recul, Raimund Hackenberger déclare : "Nous aurions dû passer beaucoup plus tôt à un logiciel professionnel. C'était du travail, mais il a très vite porté ses fruits. Surtout en ce qui concerne la sécurité des données et la complexité des structures".
LucaNet a également permis de résoudre très facilement le défi du "patchwork d'ERP" : "Il était important pour nous de disposer, pour nos grandes unités travaillant avec SAP ou Navision, d'interfaces qui ne nécessitent pas de développements supplémentaires, et pour les plus petites unités d'un processus pratique pour télécharger leurs données", explique le CFO.
Lors de l'introduction de nouvelles normes légales telles que l'IFRS 16, l’équipe financière de Hawesko Holding a pu ainsi agir très rapidement et avec une grande fiabilité directement dans la solution LucaNet. Raimund Hackenberger se réjouit : "Grâce à LucaNet, la sécurité des données et la vitesse d’exécution ont fait un bond fulgurant".
Chaque chiffre est désormais compréhensible
Un autre objectif que le CFO s'était fixé avec l'introduction d'un logiciel de pilotage de la performance financière était de réaliser une planification financière intégrée cohérente, composée du compte de résultats, du bilan et du tableaux de flux de trésorerie. Avant LucaNet, la planification se faisait dans Excel "du bas vers le haut". Après de nombreuses concertations, discussions et modifications, "une solution de cash-flow a fini par voir le jour", se souvient Raimund Hackenberger. Désormais, tout s'imbrique logiquement : si l'équipe financière modifie une donnée quelque part, tout est automatiquement actualisé.
Hawesko Holding profite également du haut degré d'intégration et d'automatisation du logiciel LucaNet pour ses rapports financiers, réalisés avec SmartNotes d'Amana. Alors qu'auparavant, il fallait souvent adapter manuellement un chiffre à la dernière minute dans tous les documents, il suffit désormais d'un clic pour que tout soit cohérent. La validation et l'importation des chiffres à rapporter sont également automatisées par LucaNet.
Des données fiables et une source unique de vérité
Hackenberger et son équipe ont ressenti les avantages de LucaNet dès la première minute : grâce à LucaNet, ils peuvent à présent se fier aux données et les obtenir d'un simple clic. Ils ont enfin une source unique de vérité (Single-Point-of-Truth). Le reporting externe et interne est désormais bâti sur la même base de données. Ainsi, toutes les parties concernées peuvent désormais comprendre : quelle donnée est HGB, quelle donnée est IFRS, quels chiffres ont été ajoutés, où et quand. Mais le plus important pour Raimund Hackenberger est qu'il peut se concentrer à présent sur la croissance de Hawesko Holding.